Dziś prawie każda organizacja archiwizuje przynajmniej część swoich danych. Niektórzy robią to, aby zachować zgodność z przepisami prawnymi, podczas gdy inni korzystają z archiwizacji, aby ułatwić wewnętrzne wymagania biznesowe. Bez względu na powód, proces może być trudniejszy, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. W przeciwieństwie do typowej kopii zapasowej archiwa muszą wytrzymać próbę czasu. Biorąc pod uwagę szybkie tempo rozwoju poszczególnych branż, długowieczność może być trudnym zadaniem.

Nośnik danych
Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest nośnik używany do przechowywania archiwów. Ponieważ będą one przechowywane przez długi czas, należy wybrać rodzaj nośnika, który wytrzyma tak długo, jak nakazują zasady przechowywania.

Ponowne odwiedzanie starych archiwów
Zasady dotyczące archiwizacji, a także mechanizmy przechowywania używane do archiwizacji danych bez wątpienia ulegną zmianie z biegiem czasu. Dlatego upewnij się, że przeglądasz swoje archiwa przynajmniej raz w roku, aby sprawdzić, czy coś nie wymaga migracji na inny nośnik pamięci.

Użyteczność danych

Źródło: https://pika.pl/attorney/archiwum-dokumentow/

Warto archiwizować nie tylko dane, ale także kopie nośników instalacyjnych aplikacji, które utworzyły dane. Jeśli korzystasz z tego podejścia, nie zapomnij również zarchiwizować kopii niezbędnych kluczy licencyjnych.

Nadmiar
Gdy dane są gotowe do przeniesienia do archiwów, wiele firm po prostu zapisuje je nośnik, a następnie przechowuje w bezpiecznym miejscu. Problem w tym, że ten jest często jedyną kopią zarchiwizowanych danych. Twoją jedyną obroną przed tego typu sytuacjami jest nadmiarowość danych.

Archiwizacja selektywna
Zastanów się, co powinno zostać zarchiwizowane. Jasne, chcesz zarchiwizować swoje dane – ale nie wszystkie informacje są równie ważne. Na przykład prawdopodobnie będziesz chciał archiwizować swoje dane finansowe w nieskończoność, ale czy naprawdę konieczne jest przechowywanie dzienników połączeń telefonicznych? Określ, jakie typy danych są obecne w Twojej organizacji i jaka jest użyteczna żywotność dla każdego typu danych. Następnie zaprojektuj wokół tego swoją politykę archiwalną.

Metoda pobierania
Projektując system archiwizacji, pamiętaj, że z biegiem czasu archiwa prawdopodobnie urosną do rozmiarów monolitycznych. Potrzebujesz więc wydajnego sposobu pobierania danych z archiwów, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Rozważania dotyczące przestrzeni
Ponieważ Twoje archiwa mogą stać się ogromne, musisz zaplanować długoterminowe przechowywanie wszystkich tych danych. W przypadku archiwizacji danych na serwerze sieciowym proces planowania wydajności prawdopodobnie będzie znacznie ważniejszy ze względu na ograniczoną ilość danych, które można przechowywać w trybie online.

Podsumowanie
W dzisiejszych czasach wdrożenie archiwizacji dokumentów powinno być priorytetem każdego przedsiębiorstwa stawiającego na nieustanny rozwój. Przy czym proces ten najlepiej zlecić doświadczonej firmie archiwizacyjnej z dostępem do odpowiedniej technologii i sprzętu.

REKLAMA